A formatação condicional altera o aspecto de uma célula quando ela contém um valor de teste, o qual pode ser um valor específico ou um valor correspondente a outro valor numa célula de tabela específica.

Para aplicar uma formatação condicional, é necessário seleccionar uma ou mais células e depois definir uma ou mais regras. As regras especificam que efeitos visuais devem ser associados a células quando contêm o valor de teste.

As regras aplicadas a várias células produzem formatação condicional quando qualquer uma das células contiver o valor de teste.

Para configurar ou modificar regras de formatação condicional:
  1. Seleccione uma ou mais células.

    Para aplicar as mesmas regras a uma tabela inteira, seleccione a tabela inteira. As regras que definir são aplicadas apenas às células que estejam seleccionadas na altura em que definir a regra.

  2. Clique em Inspector na barra de ferramentas, clique no botão “Inspector de tabelas” e clique em Formatação no Inspector de tabelas.

  3. Clique em "Mostrar regras" para abrir a janela "Formato condicional".

  4. Escolha a regra lógica do seu teste fazendo uma selecção no menu pop-up "Seleccionar uma regra".

    As opções na secção superior do menu aplicam testes a valores numéricos. As opções da secção central são aplicáveis a valores de texto. A opção “Com datas” é aplicável a datas.

  5. Para especificar um valor de teste, proceda de uma das seguintes formas:

    • Para especificar um número ou texto, escreva-o no campo de valor, à direita do menu pop-up.

      Se tiver seleccionado Entre ou "Não está entre" como a regra lógica, terá de fornecer dois números.

    • Para especificar o valor numa célula de tabela existente, clique no ícone azul no campo de valor, e depois clique na célula que contém o valor pretendido.

      Se tiver seleccionado Entre ou "Não está entre" como a regra lógica, terá de fornecer as referências de duas células.

  6. Para especificar a formatação a aplicar às células que contêm o valor de teste, clique em Editar e faça as selecções conforme descrito:

    • Selector de cor de texto:  
      Clique no selector para seleccionar uma cor a aplicar a valores de células.
    • Botões do estilo de tipo de letra:  
      Clique em B para mostrar os valores de célula a negrito, clique em I para os mostrar em itálico, clique em U para sublinhar valores de célula ou clique em T para aplicar o estilo de riscado.
    • Selector de cor de preenchimento:  
      Clique no selector para seleccionar uma cor de preenchimento de células.

    Ao clicar, a caixa Amostra apresenta o efeito das selecções que efectua.

  7. Quando estiver satisfeito com o efeito, clique em OK.

  8. Para adicionar outra regra, clique no botão Adicionar (+) e repita os passos 3 a 7.

    Para apagar uma regra, clique no botão Remover (-).

    Para apagar todas as regras, clique em “Limpar todas as regras”.

  9. Para apagar uma regra, clique no botão Remover (-).

  10. Para alterar uma regra, redefinir as opções do menu pop-up, alterar os valores de teste ou alterar a formatação, proceda de uma das seguintes formas:

    • Para apagar um valor de teste que se refere a uma célula de tabela, seleccione uma referência da célula no campo do valor de teste e prima Delete.

    • Para substituir uma referência de célula por outra, seleccione a referência de célula no campo do valor de teste e depois clique numa célula diferente com o valor pretendido.

    • Para substituir um valor de teste textual por uma referência de célula, seleccione o texto no campo do valor de teste e clique no pequeno ícone azul e depois clique numa célula.

  11. Para aplicar as mesmas regras de formatação condicional a células de diferentes tabelas, seleccione uma célula cujas regras deseja reutilizar, seleccione Edição > Copiar, seleccione uma ou mais células numa tabela diferente e seleccione Edição > Colar.

  12. Para localizar todas as células numa tabela que tenham as mesmas regras de formatação condicional que uma determinada célula, seleccione a célula e clique em "Seleccionar tudo".

    As células com regras correspondentes aparecem seleccionadas na tabela.

Se forem definidas mais do que uma regra para uma célula e o valor da célula satisfizer as condições de várias regras:

  • A cor de texto aplicada é a cor associada à regra mais elevada com uma cor de texto especificada.

  • O estilo do tipo de letra aplicado é o estilo de letra associado à regra mais elevada com estilo de letra especificado.

  • A cor de preenchimento aplicada é a cor de preenchimento associada à regra mais elevada com uma cor de preenchimento especificada.

Após a cor de texto definida ser aplicada a um valor de célula, se escrever novo texto na célula depois de colocar um ponto de inserção e alterar a cor de texto na barra de formatação ou no Inspector de texto, o novo texto aparece na nova cor de texto. No entanto, o texto existente mantém a cor definida na regra.