La formattazione condizionale cambia l’aspetto di una cella quando le celle contengono un valore di test, che può essere un valore specifico fornito da te o un valore che corrisponde ad un altro valore di una determinata cella della tabella.

Per applicare la formattazione condizionale, seleziona uno più celle, quindi definisci una o più regole. Le regole consentono di specificare gli effetti visivi da associare alle celle che contengono il valore test.

Le regole applicate a più celle eseguono la formattazione condizionale quando qualsiasi cella contiene il valore test.

Per definire o modificare le regole della formattazione condizionale:
  1. Seleziona una o più celle.

    Per applicare le stesse regole ad un'intera tabella, seleziona tutta la tabella. Le regole che definisci si applicano solo alle celle selezionate nel momento in cui definisci la regola.

  2. Fai clic su Impostazioni nella barra degli strumenti, fai clic sul pulsante Impostazioni tabella, quindi fai clic su Formato in Impostazioni tabella.

  3. Fai clic su Mostra regole per aprire la finestra Formato condizionale.

  4. Scegli la regola logica del test selezionandola dal menu a comparsa “Scegli una regola”.

    Le opzioni nella sezione superiore del menu applicano dei test ai valori numerici. Le opzioni nella sezione centrale sono per i valori testo. L'opzione “Con date” è per le date.

  5. Per specificare un valore esegui una delle operazioni seguenti:

    • Per indicare un numero o testo, inseriscilo nel campo valore a destra del menu a comparsa.

      Se come regola logica hai selezionato Tra o Non compreso tra, dovrai fornire due numeri.

    • Per specificare il valore di una cella della tabella, fai clic sull'icona blu del campo del valore, quindi fai clic sulla cella della tabella che contiene il valore desiderato.

      Se come regola logica hai selezionato Tra o Non compreso tra, dovrai fornire due posizioni di cella.

  6. Per specificare la formattazione da applicare alle celle che contengono il valore di test, fai clic su Modifica ed esegui le selezioni come descritto:

    • Riquadro colore testo:  
      fai clic su questo riquadro per selezionare un colore da applicare ai valori della cella.
    • Pulsanti stile font:  
      fai clic su B per mostrare i valori della cella in grassetto, su I per mostrarli in corsivo, su U per sottolineare i valori della cella oppure su T per applicare lo stile cancellazione.
    • Riquadro riempimento testo:  
      fai clic su questo riquadro per selezionare un colore riempimento della cella.

    Mentre fai clic, il riquadro Campione mostra gli effetti della selezione effettuata.

  7. Quando hai ottenuto l'effetto desiderato, fai clic su Fine.

  8. Per aggiungere un'altra regola, fai clic sul pulsante Aggiungi (+) e ripeti i passi da 3 a 7.

    Per eliminare una regola, fai clic sul pulsante Elimina (-).

    Per cancellare tutte le regole, fai clic su “Cancella tutte le regole”.

  9. Per eliminare una regola, fai clic sul pulsante Elimina (-).

  10. Per modificare una regola, ridefinire le opzioni del relativo menu a comparsa, cambiare i valori di test o cambiare la formattazione, esegui una delle azioni seguenti:

    • Per eliminare un valore di test riferito ad una cella della tabella, seleziona il riferimento alla cella nel campo del valore di test e premi Elimina.

    • Per sostituire il riferimento ad una cella con un riferimento diverso, seleziona il riferimento alla cella nel campo del valore di test e fai clic su un'altra cella della tabella, che contenga il valore desiderato.

    • Per sostituire una test testuale con un riferimento ad una cella, seleziona il testo nel campo del valore di test, fai clic sulla piccola icona blu, quindi fai clic su una cella della tabella.

  11. Per applicare le stesse regole di formattazione condizionale alle celle di tabelle diverse, seleziona una cella con le regole che vuoi utilizzare, scegli Composizione > Copia, seleziona una o più celle in un'altra tabella, quindi scegli Composizione > Incolla.

  12. Per trovare tutte le celle di una tabella che hanno le stesse regole di formattazione condizionale di una determinata cella, seleziona la cella e fai clic su “Seleziona tutto”.

    Le celle che soddisfano le regole vengono selezionate nella tabella.

Se vengono definite più regole per la stessa cella e i valori della cella soddisfano le condizioni di più regole:

  • Il colore del testo applicato corrisponde al colore associato alla prima regola che ha un colore testo specificato.

  • Lo stile del font applicato corrisponde allo stile del font associato alla prima regola che ha uno stile font specificato.

  • Il colore riempimento applicato corrisponde al colore riempimento associato alla prima regola che ha un colore riempimento specificato.

Dopo che il colore del testo specificato è stato applicato al valore di una cella, se inserisci nuovo testo nella cella dopo aver posizionato il punto di inserimento e cambiato il colore del testo nella barra formato o in “Impostazioni testo”, il nuovo testo verrà visualizzato nel nuovo colore, mentre il testo esistente manterrà il colore impostato nella regola.