條件格式會在輸入格包含測試值時更改輸入格的外觀,測試值可以是您提供的特定值,也可以是與特定表格輸入格值相符的數值。

若要套用條件格式,您可以先選擇一個或多個輸入格,然後定義一個或多個規則。當輸入格含有測試值時,規則能指定要讓輸入格與哪些視覺效果產生關聯。

任何輸入格包含測試值時,套用至多個輸入格的規則會觸發條件格式。

若要設定或修改條件格式規則:
  1. 請選擇一個或多個輸入格。

    若要對整個表格套用相同的規則,請選擇整個表格。您定義的規則僅會套用至定義規則時所選的輸入格。

  2. 按一下工具列中的“檢閱器”,按“表格檢閱器”按鈕一下,然後再按一下“表格檢閱器”中的“格式”。

  3. 按一下“顯示規則”以打開“條件格式”視窗。

  4. 透過從“選擇規則”彈出式選單中選擇一個選項,藉此選擇測試的邏輯規則。

    選單頂部區域中的選項會將測試套用至數字值。中央區域中的選項是文字值。“含日期”選項是使用於日期。

  5. 若要指定測試值,請執行以下其一:

    • 若要指定數字或文字,請在彈出式選單的右側數值欄位中輸入值。

      如果您已選擇“介於”或“不介於”作為邏輯規則,您將需要提供兩個數字。

    • 若要指定現有表格輸入格中的值,請按一下值欄位中的藍色圖像,然後按一下包含您所需值的表格輸入格。

      如果您已選擇“介於”或“不介於”作為邏輯規則,您將需要提供兩個輸入格位置。

  6. 若要指定格式以將其套用至包含測試值的輸入格,請按一下“編輯”,然後根據如下所述進行選擇:

    • 文字顏色框:  
      按一下顏色框來選擇要套用至輸入格值的顏色。
    • 字體樣式按鈕:  
      按 B 一下可以將輸入格值顯示為粗體、按 I 一下可以顯示為斜體、按 U 一下可以為輸入格值加上底線,或按 T 一下可以套用刪除線樣式。
    • 填充顏色框:  
      按一下顏色框來選擇輸入格的填充顏色。

    當您按一下時,“樣本”框會顯示所選範圍的效果。

  7. 當您滿意此效果時,請按一下“完成”。

  8. 若要加入其他規則,請按“加入”按鈕(+)一下,然後重複步驟 3 到 7。

    若要刪除規則,請按“移除”按鈕(–)一下。

    若要清除所有規則,請按一下“清除全部規則”。

  9. 若要刪除規則,請按“移除”按鈕(–)一下。

  10. 若要更改規則,請重新定義規則的彈出式選單選項、更改測試值或更改格式,藉此可以執行下列其中一項操作:

    • 若要刪除指向表格輸入格的測試值,請選擇測試值欄位中的輸入格參照,然後按下 Delete 鍵。

    • 若要以不同的參照取代輸入格參照,請選擇測試值欄位中的輸入格參照,然後按一下包含所需值的不同表格輸入格。

    • 若要以輸入格參照取代文字測試值,請選擇測試值欄位中的文字並按一下藍色小圖像,然後按一下表格輸入格。

  11. 若要將相同的條件格式規則套用至其他表格中的輸入格,請選擇一個輸入格(其包含您想重複使用的規則),選擇“編輯”>“拷貝”,在另一個表格中選擇一個或多個輸入格,然後選擇“編輯”>“貼上”。

  12. 若要尋找表格中與特定輸入格具有相同條件格式規則的所有輸入格,請選擇輸入格,然後按一下“全選”。

    表格中含符合規則的輸入格皆會被選取。

如果為單一輸入格定義了多個規則,且輸入格的值滿足多個規則的條件:

  • 套用的文字顏色即為與最高層規則(其已指定文字顏色)相關聯的顏色。

  • 套用的字體樣式即為與最高層規則(其已指定字體樣式)相關聯的字體樣式。

  • 套用的填充顏色即為與最高層規則(其已指定填充顏色)相關聯的填充顏色。

當您指定的文字顏色套用到輸入格值後,如果您放置了插入點,並在格式列或“文字檢閱器”中更改文字顏色之後在輸入格中輸入新的文字,新的文字會顯示為新的文字顏色,但是現有的文字將保留您在規則中設定的顏色。