Grafika oraz dane wykresu zachowane są wewnątrz prezentacji Keynote, co pozwala na ich prawidłowe wyświetlanie, gdy prezentacja otwarta zostanie na innym komputerze. Czcionki użyte w prezentacji nie są jednak do niej dołączane. Jeśli prezentacja Keynote ma zostać przeniesiona na inny komputer, należy upewnić się, że wszystkie użyte w niej czcionki są również zainstalowane w katalogu Fonts na komputerze docelowym.

Domyślnie pliki dźwiękowe oraz filmowe są zachowywane w prezentacjach Keynote, lecz można to ustawienie zmienić. Jeśli pliki multimedialne nie zostaną zachowane w prezentacji, trzeba będzie przenieść je osobno, aby móc oglądać tę prezentację na drugim komputerze.

Jeśli używasz systemu OS X Lion (wersja 10.7) lub nowszego, Keynote automatycznie zachowuje prezentację podczas pracy, dzięki czemu nawet w przypadku nagłego zakończenia pracy programu nie musisz obawiać się utraty wprowadzonych zmian. Możesz także zachowywać prezentację ręcznie, tworząc w ten sposób archiwum starszych wersji, możliwych do przywrócenia w dowolnym momencie.

Aby dowiedzieć się więcej o zachowywaniu prezentacji i wykonywaniu ich kopii zapasowych, zobacz: